Ausgangslage
Viele Krankenhäuser sind heute noch abteilungsbezogen und funktionsorientiert organisiert - in dezentralen Einheiten entstehen jedoch hohe Vorhalte- und Prozesskosten. Um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern und die Klinik zukunftssicher zu gestalten muss der Kernprozess des Patienten der Taktgeber für klinische Prozesse sein.
Welche Probleme entstehen bei der dezentralen Organisation des Aufnahmeprozesses?
- unkoordinierte Aufnahmeplanung
- keine Terminierungen für elektive Patienten
- Lange Wartezeiten und unbekannte Wege
- Wahlleistungen können nicht eingehalten werden
- Überforderung des Patienten in der Indikationssprechstunde
- Fehlbelegungen
- Hohe Vorhalte- und Prozesskosten
- Tägliche Chaosverwaltung
Zielsetzung
Das Ziel eines Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagement ist eine Prozessexzellenz durch eine gleichmäßige, fließende und kurze Patientendurchlaufzeit.
Es gibt keine Wartezeiten, keinen Stau und keine Hektik für Patienten, Angehörige und Mitarbeiter.
Benefits
Die Implementierung eines Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagements hilft Wirtschaftlichkeitspotentiale zu heben sowie die Qualität der Patientenversorgung und der Patientendurchlaufsteuerung zur Prozessexzellenz zu führen.
Es unterstützt dabei, die Patienten-Verweildauer zu senken und die Zahl der stationären Fälle pro Jahr zu steigern. Nicht zuletzt findet eine Qualitätssteigerung sowohl auf der Seite der Patienten und auch auf der Seite der Mitarbeiter statt.
4 Säulen
Das Konzept des Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagement besteht aus den 4 Bausteinen Zentrales Belegungsmanagement (ZBM), Zentrale Patientenaufnahme (ZPA), Aufnahme- und Vorbereitungseinheit (AVE) und Zentrale Notaufnahme (ZNA).
Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Bausteinen. Sollte Ihnen etwas unklar sein oder wenn Sie weitere Informationen benötigen kontaktieren Sie uns gerne über das Kontaktformular!
Zentrales Belegungsmanagement
Die Patientendurchlaufsteuerung beginnt mit einer bedarfsgerechten Aufnahme- und Belegungsplanung. Die Belegung der Klinik wird nicht mehr dezentral mit einem hohen Ressourcenverbrauch organisiert, sondern aktiv in einer zentralen Einheit. Das konzeptionelle Belegungsmanagement umfasst die Bausteine Aufnahme- und Belegungsplanung. Die Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, es gibt hinterlegte Kennzahlen und transparente Belegungskriterien.
Aufgaben des Zentralen Belegungsmanagements:
- Aufnahmeplanung für alle Fachabteilungen
- Belegungssteuerung für alle Fachabteilungen (geplante und ungeplante Aufnahmen)
Zentrale Patientenaufnahme
Die stationäre Aufnahme ist für Patienten und deren Angehörige im Krankenhaus der erste Qualitäts-Augenblick der Wahrheit - es gibt keine zweite Chance für einen guten ersten Eindruck. Dies gilt vor allem, wenn Patienten vorbestellt sind und ohne akute Verletzungen mit voller Wahrnehmungsfähigkeit in die Klinik kommen.
In der Zentralen Patientenaufnahme findet die prästationäre, ambulante und stationäre Vorbereitung der Patienten statt. Die Aufnahmemodalitäten gelangen zu den Patienten und nicht umgekehrt. Um die Belastungen auf der Station und in den Ambulanzen zu reduzieren, werden die Arbeitsabläufe in die ZPA verlagert. Die Patienten erfahren dadurch einen hohen Organisationsgrad.
Aufgaben der Zentralen Patientenaufnahme:
- Administrative Aufnahme des Patienten (u.a. Stammdatenerfassung, Aufnahmeformulare, Versicherungsdaten, Behandlungs- und Wahlleistungsvereinbarungen, etc.) durch das medizinische Personal
- Unterstützung bei der medizinische Aufnahme durch eine MFA (u.a. Blutabnahme, EKG, Vitalparameter, Assistenz des Arztes bei medizinisch-organisatorischen Belangen)
- Aufnahmegespräch mit ärztlicher Anamnese und Aufklärung (u.a. inkl. Kodierung der Aufnahmediagnosen, Festlegung der stationären Medikation ggf. in Zusammenarbeit mit der Apotheke)
- Prämedikationsgespräch durch den Anästhesisten vor Ort und zeitnah nach der ärztlichen Aufklärung
Aufnahme- und Vorbereitungseinheit
Die Aufnahme- und Vorbereitungseinheit dient dem Zweck, die Aufnahme der Patienten vom Stationsablauf herauszunehmen und zentral zu organisieren. Der Patient kommt demnach in einen geregelten und ruhigen Aufnahmeablauf und fühlt sich "willkommen". Durch die zentrale Steuerung ist auch eine Verbesserung zur Schnittstelle OP möglich: die Transporte finden pünktlich statt und es entstehen keine Wartezeiten im OP.
Des Weiteren findet eine enorme Entlastung auf den Pflegestationen statt. Die Stationen haben ein größeres organisatorisches Zeitfenster, können sich in der Früh erstmal um die Patienten kümmern, die auf Station sind und müssen nicht schon um 7 Uhr freie Betten zur Verfügung stellen. Die Belastungsspitzen werden deutlich reduziert.
Aufgaben der Aufnahme- und Vorbereitungseinheit:
- Information an den Patienten über den Ablauf am Aufnahmetag
- Die Patientenakte wird auf Vollständigkeit überprüft
- individueller Aufnahmezeitpunkt wird festgelegt, damit kein Stau entsteht
- Vorbereitung des Patienten auf die Operation/Untersuchung
- Transport in den OP/in die Funktionseinheit
- Postoperative Überwachung und Versorgung von ambulant geplanten Patienten möglich
Zentrale Notaufnahme
In der Zentralen Notaufnahme werden alle nicht geplanten, akuten Notfälle rund um die Uhr versorgt. Im Konzept des Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagement geht es darum, die Schnittstelle zum Belegungsmanagement neu zu gestalten und zu etablieren und so den Weg des ungeplanten Patienten prozessorientiert und ressourcenoptimiert zu gewährleisten.
Verbesserungen durch die neue Schnittstelle:
- Keine langen Wartezeiten auf ein Bett - eine zeitnahe Abverlegung des Patienten aus der ZNA kann stattfinden
- Der Mitarbeiter verbringt keine unnötige Zeit damit, ein Bett zu suchen und kann sich somit auf die Versorgung des Patienten konzentrieren.
- Transparente Darstellung der freien Bettenkapazitäten für die Nacht möglich
- Ungeplante Aufnahmen können in die tägliche Belegung der Stationen bereits mit einkalkuliert werden